In 7 stappen naar een goed onboarding traject

Wanneer een nieuwe collega start in de organisatie wil je natuurlijk een goede indruk maken. Een duidelijk onboardingtraject is daar onderdeel van. Want wist je dat slechte of gebrekkige onboarding één van de 8 redenen is waarom medewerkers je organisatie verlaten?

Gebruik daarom deze checklist om in 7 stappen tot een goede onboarding te komen.

1. Maak een inwerkplan

Goede voorbereiding is het halve werk. In een inwerkplan noteer je de belangrijkste zaken en afspraken voor de nieuwe medewerker voor de eerste 2 tot 3 weken. Bijvoorbeeld: dagelijks om 9 uur stand up met het team, aanstaande dinsdag om 10 uur uitleg van een collega over de systemen die de organisatie gebruikt, en woensdag om 14 uur licht een andere collega het informatiebeveiligingsbeleid toe. Als je dergelijke afspraken inplant bij de betrokken collega’s weet iedereen waar ze aan toe zijn en wanneer de nieuwe collega waar over geïnformeerd wordt. Je weet dan ook zeker dat alle belangrijke aspecten van het inwerktraject meegenomen zijn.

2. Geef een rondleiding op kantoor

Zeker als je over een kantoor met verschillende verdiepingen of ruimtes beschikt is het fijn als de nieuwe collega snel de weg kent. Waar is de nieuwe werkplek? Waar zit welke afdeling? En denk er aan om ook te vertellen in welke ruimte(s) er hoe laat geluncht kan worden en waar de toiletten zijn. Tijdens de rondleiding kun je direct de nieuwe collega voorstellen aan de andere aanwezigen.

3. Laat korte kennismakingsgesprekken plannen met directe collega’s

Om de samenwerking te bevorderen helpt het als collega’s de tijd en ruimte krijgen om een kennismaking van circa een half uurtje in te plannen met de nieuwe collega. Vermeld dit dan ook in het inwerkplan. Zo’n kennismakingsgesprek hoeft niet enkel zakelijk te zijn, al is het wel handig als ze van elkaar weten wat de taken en verantwoordelijkheden zijn. Laat ze juist ook op persoonlijk niveau kennismaken. Zo voelt de nieuwe collega zich wat meer betrokken, en wie weet hebben ze een hoop met elkaar gemeen wat de sfeer (en samenwerking) kan bevorderen.

4. Zorg dat apparatuur geregeld en geïnstalleerd is

Niets is zo vervelend als wanneer je op de eerste werkdag voornamelijk bezig bent met techniek die (nog) niet werkt. Zorg dus dat beoogde laptop klaar is voor gebruik, dat een e-mailadres is aangemaakt en dat andere gerelateerde zaken omtrent apparatuur geregeld en/of geïnstalleerd zijn.  

5. Maak tijdig de benodigde accounts aan

In aanvulling op het installeren en regelen van apparatuur helpt het ook als alle softwaresystemen die de organisatie gebruikt zijn voorbereid op de nieuwe medewerker. Denk aan het aanmaken van nieuwe accounts en daar ook direct de juiste rechten en/of rollen in toekennen. Zo is IT goed voorbereid, zijn accounts op tijd beschikbaar en kan de collega snel aan de slag met inloggen en werken.

6. Wijs een buddy of mentor aan

Je wijst een collega aan die gedurende de eerste paar maanden fungeert als buddy of mentor, die als vast aanspreekpunt fungeert gedurende de inwerkperiode van de nieuwe collega. Die buddy/mentor checkt regelmatig hoe het met de nieuwe collega gaat. Wat gaat goed, wat kan er beter, waar loop je tegenaan, hoe ervaar je je werk hier? Iemand waar de collega ook terecht kan met diverse vragen over de organisatie. Tip: wijs iemand aan die ook wat ruimte in de agenda heeft om buddy of mentor te zijn. Als diegene volgeboekt zit met meetings en afspraken schiet het idee zijn doel voorbij.

7. Regel een welkomstcadeau

Het belangrijkste is dat de nieuwe collega zich welkom voelt in het nieuwe team. Het spreekwoordelijke ‘warme bad’. Dat bereik je deels door iemand welkom te heten in de organisatie (zie tips 2, 3 en 6) maar ook met een klein welkomstcadeautje. Denk aan een gepersonaliseerde mok of notitieboekje voor op kantoor, een handgeschreven Welkom-kaart met berichtjes van collega’s, versierde werkplek met slingers, of het regelen van gebak of een verzorgde lunch voor de collega en diens team. Je kunt hierin zo creatief zijn als je wilt. Maar een bos bloemen, goede fles wijn of doosje bonbons doet het natuurlijk ook altijd goed.